POLÍTICA DE PROTECCIÓN Y TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

¿Cuándo aplica esta Política?

Esta Política de Protección de Datos Personales (de ahora en adelante la “Política”) se aplicará a todas las Bases de Datos que contengan Datos Personales que sean objeto de Tratamiento por parte de EL CUERPO QUE SOMOS. El propósito de esta Política es: (i) darles a conocer a los Titulares el alcance y la finalidad del Tratamiento al cual serán sometidos los Datos Personales, en caso de que el Titular otorgue su Autorización expresa, previa e informada; y (ii) poner en conocimiento de los Titulares de los Datos Personales los derechos que les asisten y los procedimientos diseñados para hacer efectivos esos derechos.

¿Quién será el responsable de tus Datos?

EL CUERPO QUE SOMOS, asociación representada por Liliana Gaviria y Maria Elvira Tobón.

Definiciones para entender mejor el contenido

Las expresiones utilizadas en esta Política tendrán el significado que aquí se les otorga, o el significado que la Ley o la jurisprudencia aplicable les conceden.

1. “Autorización”: Es el consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el Tratamiento de datos
2. “Base de Datos”: Es el conjunto organizado, ya sea físico o electrónico, de Datos Personales que sea objeto de
3. “Dato Personal”: Es cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o Los Datos Personales pueden ser públicos, semiprivados o sensibles.
4. “Dato Público”: Es el Dato que no sea Personal, Semiprivado, Privado o Son considerados datos públicos, entre otros, los datos relativos al estado civil de las personas, a su profesión u oficio y a su calidad de comerciante o de servidor público. Por su naturaleza, los datos públicos pueden estar contenidos, entre otros, en registros públicos, documentos públicos, gacetas y boletines oficiales y sentencias judiciales debidamente ejecutoriadas que no estén sometidas a reserva.
5. “Dato Semiprivado”: Es el dato que no tiene naturaleza íntima, reservada, ni pública y cuyo conocimiento o divulgación puede interesar no sólo a su titular sino a cierto sector o grupo de personas o a la sociedad en general, como el dato financiero y crediticio de actividad comercial o de
6. “Datos Sensibles”: Son los Datos Personales que afectan la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición, así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual, y los datos biométricos.
7. “Encargado del Tratamiento”: Es la persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el Tratamiento de Datos Personales por cuenta del Responsable del El Encargado del Tratamiento debe ser independiente natural y jurídicamente del Responsable del Tratamiento.
8. “Responsable del Tratamiento”: Es la persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el Tratamiento de los datos.
9. “Titular” del Dato Personal: Es la persona natural a quien se refiere la información que reposa en una Base de Datos, y quién es el sujeto del derecho de hábeas data.
10. “Transferencia”: Es la actividad de Tratamiento de Datos Personales mediante la cual se comunican los mismos, dentro o fuera del territorio de la República de Colombia, cuando tenga por finalidad la realización de cualquier Tratamiento por parte de un tercero, que a su vez es Responsable del
11. “Transmisión”: Es la actividad de Tratamiento de Datos Personales, por parte del Responsable del Tratamiento, que implica la comunicación de los mismos dentro o fuera del territorio de la República de Colombia cuando tenga por objeto la realización de un Tratamiento por el Encargado por cuenta del
12. “Tratamiento”: Es cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.

Principios sobre los cuales serán tratados tus Datos

En todo el Tratamiento de Datos Personales se deberá dar estricto cumplimiento a los principios y reglas establecidas en Ley y en esta Política, con el fin de garantizar el derecho fundamental al habeas data de los Titulares y dar cumplimiento a las obligaciones establecidas por la Ley. Estos principios son:

1. Acceso: EL CUERPO QUE SOMOS, salvo Autorización expresa del Titular, no podrá hacer disponibles Datos Personales para su acceso a través de Internet u otros medios de comunicación masiva, a menos que se establezcan medidas técnicas y de seguridad que permitan controlar el acceso y restringirlo solo a las personas
2. Autorización previa: Todo Tratamiento de Datos Personales únicamente se llevará cabo una vez se haya obtenido la Autorización previa, expresa e informada del Titular, salvo que la Ley establezca una excepción a esta
3. Calidad del Dato: Los Datos Personales objeto de Tratamiento por parte de EL CUERPO QUE SOMOS deben ser veraces, completos, exactos, actualizados, comprobables y comprensibles. Cuando se percate de que tiene Datos Personales parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a error, se abstendrán de Tratarlos y solicitarán al Titular la corrección de dichos Datos.
4. Confidencialidad: EL CUERPO QUE SOMOS debe realizar el Tratamiento disponiendo de todas las medidas necesarias para mantener la confidencialidad de los Datos Personales y evitar que éste sea consultado, modificado o usado por personas no Autorizadas o por personas Autorizadas y no Autorizadas de manera De igual forma, todo Dato Personal debe tratarse como confidencial, aun cuando la relación contractual o el vínculo entre el Titular del Dato Personal y EL CUERPO QUE SOMOS haya terminado.
5. Finalidad: Todas las actividades y operaciones de Tratamiento de Datos Personales realizadas por EL CUERPO QUE SOMOS deben obedecer y corresponder a las finalidades establecidas en esta Política o en la Autorización otorgada por el Titular de los Datos Se deberá informar al Titular de los Datos Personales la finalidad del Tratamiento al momento de obtener su Autorización.
6. Legalidad: EL CUERPO QUE SOMOS deberá realizar el Tratamiento de Datos Personales de acuerdo con lo establecido por la Ley Estatutaria 1581 de 2012, el Decreto 1074 de 2015 (“Decreto Único Reglamentario del Sector Comercio, Industria y Comercio”), y demás normatividad que las complementen, modifiquen o
7. Necesidad y Temporalidad: La Datos Personales sólo pueden ser Tratados por EL CUERPO QUE SOMOS durante el tiempo y en la medida que el propósito de su Tratamiento lo
8. Transparencia: EL CUERPO QUE SOMOS garantiza a los Titulares de Datos Personales, el derecho de acceso y conocimiento de la información de carácter personal que esté siendo

¿Cómo vamos a tratar tus Datos y para qué los recolectamos?

EL CUERPO QUE SOMOS, como Responsable del Tratamiento de Datos Personales, informa que recolectará, utilizará, almacenará, transmitirá y realizará diversas operaciones sobre los Datos Personales de los Titulares correspondientes a personas naturales con quienes tiene o ha tenido relación, tales como, trabajadores y familiares de estos, accionistas, consumidores, clientes o interesados, distribuidores, proveedores, acreedores y deudores.

Los Datos Personales Tratados se someterán únicamente a las finalidades que se señalan a continuación. Así mismo, los Encargados o terceros que tengan acceso a los Datos Personales por virtud de Ley o contrato, deberán mantener el Tratamiento dentro de las siguientes finalidades:

1. Para gestionar toda la información necesaria para el cumplimiento de las obligaciones tributarias y de registros comerciales, corporativos y
2. Para la prestación de servicios y/o el envío de información a sus trabajadores y
3. Para la prestación de sus servicios de acuerdo con las necesidades particulares de los clientes, con el fin de cumplir los acuerdos del
4. Para el fortalecimiento de las relaciones con sus clientes, mediante el envío de información relevante, la toma de pedidos de servicios y la atención de Peticiones, Quejas y Reclamos (PQR’s).
5. Para consolidar un suministro oportuno y de calidad con sus Proveedores, a través de la invitación a participar en procesos de selección, la evaluación del cumplimiento de sus obligaciones y la invitación a eventos organizados o patrocinados por EL CUERPO QUE SOMOS, entre
6. Para cumplir con los procesos internos de EL CUERPO QUE SOMOS en materia de administración de proveedores y contratistas.
7. Para mejorar, promocionar y desarrollar nuevos servicios o
8. Para actividades de mercadeo, estadísticas, de investigación y demás propósitos
9. Para la atención de requerimientos judiciales o administrativos y el cumplimiento de mandatos judiciales o
10. Para eventualmente contactar a los titulares, mediante cualquier medio idóneo, con fines comerciales, de mercadeo, entre
11. Para eventualmente contactar a los titulares, con fines de actualización y/o construcción de bases de datos.
12. Para ser compartida con terceros, con fines comerciales y/o estadísticos en el territorio nacional y por fuera de él.
13. Las demás finalidades que determine EL CUERPO QUE SOMOS, con el fin de dar cumplimiento a sus obligaciones contractuales, legales o
14. Las demás finalidades que determine EL CUERPO QUE SOMOS en procesos de obtención de Datos Personales para su Tratamiento y que sean comunicadas a los Titulares en el momento de la recolección de los datos personales.

¿Cuáles son tus Derechos?

De acuerdo con la Ley, los Titulares de los Datos Personales que sean objeto de Tratamiento por parte de EL CUERPO QUE SOMOS, tienen los siguientes derechos, los cuales pueden ejercer en cualquier momento:

1. Solicitar acceso y acceder en forma gratuita, fácil y sencilla a los Datos Personales que hayan sido objeto de Tratamiento.
2. Presentar solicitudes respecto del uso que le ha dado a sus Datos Personales, y a que se les entregue tal información.
3. Solicitar prueba de la Autorización otorgada a EL CUERPO QUE SOMOS para el Tratamiento de sus Datos Personales, salvo que la Ley indique que dicha Autorización no es necesaria.
4. Revocar su Autorización y/o solicitar la supresión de sus Datos Personales de las bases de datos, cuando la Superintendencia de Industria y Comercio haya determinado mediante acto administrativo ejecutoriado que EL CUERPO QUE SOMOS o el Encargado del Tratamiento incurrieron en conductas contrarias a Ley o cuando no exista una obligación legal, reglamentaria o contractual de mantener los Datos Personales en la Base de
5. Actualizar y rectificar sus Datos Personales. Este derecho se podrá ejercer, entre otros frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo Tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado.
6. Conocer a la persona frente a la cual podrá presentar consultas, quejas, reclamos y cualquier otra solicitud sobre sus Datos Personales.
7. Tener fácil acceso esta Política y a conocer las modificaciones a los términos de esta Política de manera previa a la implementación de dichas
8. Acudir ante la Superintendencia de Industria y Comercio para presentar quejas por infracciones a la Ley, previa consulta o requerimiento a EL CUERPO QUE SOMOS.

Los Titulares podrán ejercer estos Derechos y realizar cualquier otro procedimiento establecido en esta Política, mediante la presentación de su cédula de ciudadanía o cualquier otro medio de identificación idóneo. Los menores de edad podrán ejercer sus derechos personalmente, o a través de sus padres o los adultos que detenten la patria potestad, quienes deberán demostrarlo mediante la documentación pertinente. Así mismo podrán ejercer los derechos del Titular los causahabientes  que acrediten dicha calidad, el representante y/o apoderado del titular con la acreditación correspondiente.

¿Quién será el Responsable de tus Datos?

EL CUERPO QUE SOMOS ha designado a Liliana Gaviria como responsable desarrollar, implementar y garantizar la observancia de esta Política. De igual forma, será responsable de la atención de peticiones, consultas, quejas y reclamos ante la cual el Titular de la información podrá ejercer sus derechos a conocer, actualizar, rectificar y suprimir el dato y revocar la autorización. Esta área tramitará las consultas y reclamaciones en materia de Datos Personales de conformidad con la Ley y esta política.

Los datos de contacto son:

• Dirección electrónica: direcció[email protected]

¿Cuáles son tus Derechos como Titular y cómo puedes ejercerlos?

Consulta

EL CUERPO QUE SOMOS dispone de mecanismos para que el Titular, sus causahabientes, sus representantes y/o apoderados, aquellos a quienes se ha estipulado a favor de otro o para otro, y/o los presentantes de menores de edad Titulares, formulen consultas respecto de: (i) cuáles son los Datos Personales del Titular que reposan en las Bases de Datos; (ii) cuál es el uso que se le ha dado a sus Datos Personales; y (iii) qué Autorización fue otorgada para el Tratamiento de los Datos Personales.

• Esto se podrá hacer a través del correo electrónico:

direcció[email protected]

Cualquier que sea el medio utilizado por el Titular, se conservará prueba de la consulta y su respectiva respuesta.

El procedimiento para dar respuesta a la consulta es:

1. Se verificará que el solicitante tenga la capacidad para formular la consulta de acuerdo con el numeral 6 de esta Política y de acuerdo con lo establecido en la ley.
2. En caso de que el solicitante tuviere la capacidad para formular la consulta, se recopilará, de acuerdo con la solicitud: (i) toda la información sobre el Titular que esté contenida en el registro individual de esa persona o que éste vinculada con la identificación del Titular dentro de las bases de datos; (ii) el uso que se le ha dado a los Datos Personales del Titular; y/o (iii) la Autorización otorgada por parte del Titular para el Tratamiento de sus datos personales o la causal de exoneración del requisito de la Autorización.
3. Se dará respuesta a la solicitud dentro de los diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha en la que fue recibido.
4. En caso de que la solicitud no pueda ser atendida a los diez (10) días hábiles, se contactará al solicitante, a través de un medio idóneo, para comunicarle los motivos por los cuales no se ha dado respuesta a su solicitud y la fecha en la que se dará la respuesta. En cualquier caso, la respuesta definitiva a las solicitudes no podrá, por ningún motivo, tardar más de quince (15) días hábiles desde la fecha en la que la solicitud fue inicial fue recibida.

Reclamos

EL CUERPO QUE SOMOS dispone de mecanismos para que el Titular, sus causahabientes, sus representantes y/o apoderados, aquellos a quienes se ha estipulado a favor de otro o para otro, y/o los presentantes de menores de edad Titulares, formulen reclamos con el fin de: (i) corregir o actualizar de la información;

• suprimir sus Datos Personales o revocar la autorización otorgada para el Tratamiento de los mismos; y (iii) subsanar o corregir el presunto incumplimiento a cualquiera de los deberes contenidos en la
• Estos trámites podrán ser a través del correo electrónico:

direcció[email protected]

Cualquier que sea el medio utilizado por el Titular, se conservará prueba del reclamo y su respectiva respuesta.

El reclamo debe ser presentado por el Titular, sus causahabientes o representantes o acreditados y deberá contener:

1. El nombre y documento de identificación del
2. Una descripción de los hechos que dan lugar al reclamo y el objetivo perseguido (actualización, corrección, supresión o cumplimiento de deberes).
3. Indicar la dirección y datos de contacto del
4. La documentación que el reclamante quiera hacer

Antes de atender el reclamo se verificará la identidad del Titular del Dato Personal, su representante y/o apoderado, o la acreditación de que hubo una estipulación por otro o para otro.

En caso de que la queja o reclamo esté incompletos se requerirá al Titular, sus causahabientes o representantes o acreditados, dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción de la solicitud para que corrija los errores. Si el reclamante no presenta la documentación e información requerida dentro de los dos (2) meses siguientes al reclamo inicial, se entenderá que el solicitante ha desistido de la queja o reclamo.

Una vez se recibe la queja o reclamo con la documentación completa se incluirá una anotación en la Base de Datos en donde reposen los Datos Personales del Titular la leyenda “Reclamo en Trámite” y el motivo de este, dentro de dos (2) días hábiles siguientes a haber recibido la solicitud. Dicha anotación deberá mantenerse hasta que la queja o reclamo sea resuelto.

La queja o reclamo se resolverá en un término máximo de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recepción. Si es difícil resolver la queja o reclamo dentro dicho término, se informará al solicitante los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual no podrá superar los ocho

(8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

¿Qué normas rigen esta Política?

Esta Política se rigen por lo dispuesto en la legislación vigente sobre protección de los Datos Personales a los que se refiere el Artículo 15 de la Constitución Política de Colombia, la Ley 1266 de 2008, la Ley 1581 de 2012, el Decreto 1074 de 2015 y demás normas que las modifiquen, deroguen o sustituyan.

¿Desde cuándo aplica?

Está Política rige a partir de diciembre de 2021.